Billingo egy olyan OKOS online számlázó rendszer, amely kényelmes és automatizálható online számlázáshoz szükséges funkciókat tartalmaz. Az online számlázás azt jelenti, hogy egy felhő alapú szoftver segítségével emailben kapjuk meg a digitálisan elkészített és hitelesített számlákat.
Belépés, regisztráció a Billingo rendszerébe
Ahhoz, hogy a belépést megtehessük első körben regisztrációra van szükségünk. Ehhez nem kell mást tenni, mint felkeressük a www.billingo.hu/regisztracio oldalt, ahol megadjuk az adatainkat (név email cím). Az email címet a már meglévő regisztrált fiókban csak abban az esetben változtathatjuk meg idő közben, ha KATA, Master, Innovator vagy Enterprise csomagban vagyunk. Érdemes olyan email címet választani ahová a beérkező, esetleges visszajelzéseket várjuk a jövőbeni vagy jelenlegi partnereinktől.
A felhasználási feltételek és az adatvédelmi nyilatkozat elfogadásával máris készen állunk a fiók létrehozására. Ahhoz, hogy aktiváljuk emailben kapunk egy megerősítő “aktiváló” emailt. Ezután léphetünk be a fiókunkba, és állíthatjuk be a profilunkat. Belépéskor csak az emailcímünkre és a jelszóra lesz szükség ezeket el is menthetjük, majd a “bejelentkezés” gombra kattintva már is beléptünk.
Bejelentkezés utáni teendők
Bejelentkezés után egy úgynevezett beállítási “varázsló” segít minket a beállításokban. Az első lapon megadhatjuk a cég nevét, ha vállalkozásunk van vagy adózó magánszemélyek vagyunk a saját nevünket és email címünket majd kiválaszthatjuk milyen üzemmódban szeretnénk használni a fiókunkat majd rákattintunk a “létrehozás” gombra.
Ezek után megadhatjuk a cég adatokat. Kiválaszthatjuk a vállalkozási formát (egyéni vállalkozás, cég, adószámos magánszemély), vállalkozási típust (KATA, magyar adóalany, pénzforgalmi elszámolás), nevet, országot, irányítószámot, települést, közterület nevét és típusát, házszámot, telefonszámot majd pipáljuk ki, ha a számlázási adatok megegyeznek a cégadatokkal, adószámot, közösségi (EU) adószámot és a nyilvántartási számot.
A “tovább” gombra kattintsunk, vagy meg is szakíthatjuk a varázsló segítségével létrehozott beállításokat és később is lehetőség van kitölteni az adatokat. Következik a bankszámlaszámok megadása ide a számlázás során használt bankszámlaszámunkat kell beírni, illetve külföldi utalásokhoz az IBAN és a SWIFT kód, valamint kijelölhetjük, hogy a QR kód is megjelenjen a számláinkon ezek után válasszuk ki a “tovább” opciót. A számla tömb adatainak megadása következik, itt meg kell adni a számlatömb nevét, meghatározhatunk konkrét előtagot, kiválaszthatjuk a számlaszám formátumát, amennyiben a számlákat a rendszeren keresztül küldjük ki az ügyfeleknek meg kell adni a küldő email címét és nevét is ezután tovább léphetünk.
A számlatömb megjelenését is beállíthatjuk meg tudjuk adni az üzlet vagy webshop nevét, ami az adott számla tömbhöz tartozik, valamint feltölthetünk logót és kiválaszthatunk tetszőleges számla sablont is. Utolsó előtti lépésként meghívhatjuk saját könyvelőnket is, hogy napra készen lássa számláinkat. Végezetül a NAV online számla összekötés, hogy teljesíteni tudjuk a kötelező online adatszolgáltatást a NAV felé. Az alapbeállítások után készen állunk fiókunk használatára.
Mi az elektronikus számla? Hogyan hozzuk létre?
Az elektronikus számla egy olyan dokumentum, amelyet elektronikus formában állítanak ki és fogadnak be. Biztosítani kell a számlák eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét valamit olvashatóságát. Az elektronikus számla fogalma 2004.-ben fogalmazódott meg a számviteli törvényben. Elektronikus számlát csak elektronikus formában őrizhetünk meg ezt nem kell kinyomtatni így környezet barát is, illetve költséget takarítunk meg hiszen nem kell postázni vagy kinyomtatni. Természetesen kinyomtathatjuk, de elektronikus formában minősül számviteli bizonylatnak.
A Billingo online számlázóval könnyen és gyorsan állíthatunk ki számlákat, csak be kell jelölni, hogy hagyományos számlát vagy elektronikus számlát szeretnénk. Az elektronikus számlák megőrzésekor biztosítani kell, hogy eredeti formában őrizzük meg és olvasható maradjon. Védve legyen az elvesztéstől és megsemmisüléstől. Tehát nem elegendő egyetlen pendrive-on vagy számítógépen tárolni. Fontos, hogy több helyen is el legyen mentve, és a tárolás módja dokumentálva legyen. Rengeteg helyet, energiát és pénzt spórolnak meg az elektronikus számlák. Hatékonyabbá és gyorsabbá tehetjük az adminisztrációt mindamellett, mint már említettem környezet tudatos is. A számlán szereplő időpont hitelessége miatt az időbélyegeket (digitális dátumbélyegző) egy hiteles időbélyeg szolgáltatótól kell megvásárolni és egy algoritmussal a dokumentumhoz rendelni.
Az időbélyeg pontos időpontot tartalmaz (év, hónap, nap, óra, perc, másodperc), amely mellett szerepelnie kell a számlán digitális aláírásnak is, ez hitelesíti a dokumentumot. A digitális aláírás olyan, mint egy ujjlenyomat. Pdf olvasóban ellenőrizhetjük ezeket az adatokat. Néhány egyszerű lépésben hozhatjuk létre az elektronikus számlát a rendszerben. Lépjünk be a “számlák” menüpontba majd kattintsunk az “új számla” gombra, ami a jobb felső sarokban található. Ezután következik a partneradatok kitöltése, ha ezzel készen vagyunk a számla adatokat adjuk meg.
A partner adatok után a rendszer arra is rákérdez, hogy “mit számlázol” tehát a termék adatokat kell kitölteni viszont ezt megtehetjük hosszadalmas gépelés nélkül is, ha az adatokat átvesszük a fiókunkban létrehozott termékadatbázisból. Ezek után lehetőségünk van még néhány speciális beállítást is meghatározni. Az utolsó lépés a számla kiállítása, ahol kiválaszthatjuk, hogy hagyományos vagy elektronikus számlát szeretnénk kiállítani, valamit, hogy nyomon szeretnénk e követni a bizonylat útját és státuszát. Mindezek után már csak a jobb alsó sarokban található gombra kell kattintani “számla létrehozása” és kész is vagyunk.
KATÁ-S vállalkozóként a Billingo online számlázási rendszerben
Kisadózó vállalkozások tételes adója rövidítve KATA. 2008-ban ez a legnépszerűbb adózási forma volt Magyarországon a vállalkozók számára. Lényege, hogy minimális költségei vannak viszont ebben az adózási formában nincs költség elszámolás (csak a bevételek számítanak). A rendszerbe KATÁ-S vállalkozóként is regisztrálhatunk.
A beállítási folyamat egyszerű. Minden számlán, amit KATÁ-s vállalkozóként állítunk ki megjelenik a KISADÓZÓ felirat (amennyiben a cégadatok menüpontban kipipáltuk a kisadózó pociót). Kötelező megjeleníteni amennyiben ennek nem teszünk eleget ennek mulasztása bírságot von maga után.
Megjegyzésként is megadhatjuk ezt a kifejezést. Nem kell mást tenni, mint a Beállítások/Számlatömb menüpontra kattintunk majd kiválasztjuk a műveletet jelző három pontot majd a szerkesztés opciót. Ezután az egyedi mezőbe írjuk be a KISADÓZÓ kifejezést ekkor minden számlán automatikusan szerepelni fog a megjegyzés mezőben.
Díj csomagok a Billingo rendszerben
Különféle csomagok közül választhatunk a rendszeren belül.
- Starter: Teljesen ingyenes mindenki számára számlázási korlátok nélkül. Induló vállalkozások számára alakították ki. Továbbá 100% NAV felelősség, könyvelői hozzá férés, fizetési felszólítások modul, valamint telefonos ügyfélkapcsolatot nyújt.
- KATA: KATÁ-s vállalkozók számára. Ha könyvelők vagyunk akkor teljesen ingyenes. Ide tartozik minden, ami a Starter és Master csomagban van továbbá API használat és E-számla korlátlanul és ingyen, KATA asszisztens és számla csatolmány funkciók, valamint számlakövető funkció.
- Master: Maximalista vállalkozók számára. Könyvelőként ingyenesen vehetjük igénybe. Ide tartozik minden, ami a Starter csomagban szerepel továbbá API használat korlátlanul és ingyen, számlaismétlődő funkció, multiprofil, okos számlatömb korlátlanul.
- Innovátor: Korlátok nélküli vállalkozók számára. Megtalálható minden, ami a Master csomagban elérhető, tömeges számlázás korlátlanul és ingyen, korlátlan felhasználó szám, valamint adatszabadság extrém felsőlimittel.
Díj csomag árak
Az árak egyenes arányban nőnek a csomagok nagyságával. Választhatunk éves vagy havi előfizetést is. Éves előfizetés esetében természetesen 20% takarítunk meg. Mint már említettem a Starter csomag teljesen ingyenes. A KATA és Master csomag csak abban az esetben használható ingyenesen, ha könyvelők vagyunk. KATA csomag választása esetén (ez 9000ft+ÁFA/év), ha éves előfizetésünk van, évente 1800ft-ot Master csomag esetén (12000ft+ÁFA/év) pedig 2400ft-ot takarítunk meg. Ez utóbbi csomag a legnépszerűbb is. Végezetül és egyben a legnagyobb az Innovátor csomag (24000ft+ÁFA/év) mellyel évi 4800ft-ot takarítunk meg. Gazdaságosabb az éves előfizetést választanunk.
NAV összekötés a Billingó rendszeren keresztül
Ahhoz, hogy a rendszeren keresztül NAV összekötés jöjjön létre minél előbb regisztrálni kell a NAV online számlarendszerébe. Így lehet automatizálni az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését. A NAV online számlaoldalra csak meglévő ügyfélkapuval tudunk regisztrálni. Ha már van ügyfélkapunk akkor nincs másra szükségünk, mint felhasználó névre jelszóra és adószámra. A rendszerbe a szervezet képviseletére jogosult magánszemélyként kell regisztrálnunk.
Ezt megtehetjük a www.onlineszamla.nav.gov.hu/home oldalon. Ahhoz, hogy az adatszolgáltatási kötelezettséget a rendszeren keresztül el tudjuk végezni szükségünk van egy technikai felhasználóra és egy XML kulcsra. Bejelentkezést követően lépjünk a Cég-felhasználó kapcsolatok oldalra természetesen, ha csak egy vállalkozás tartozik hozzánk a rendszer automatikusan arra az oldalra léptet. Válasszuk ki az “új felhasználó” gombot majd felhasználó hozzáadása és ott a “Technikai felhasználó” opciót válasszuk ki. A technikai felhasználói jelszó megegyezhet az ügyfélkapus vagy online számlaregisztráción során megadott jelszóval.
Az oldal alján pipáljuk be a SZÁMLÁK KEZELÉSE és SZÁMLÁK LEKÉRDEZÉSE boxokat majd kattintsunk a “Mentés” gombra. Az XML kulcsot, ami az összekötéshez szükséges le kell generálni. Ennek segítségével tud kommunikálni a Billingó és a NAV online számla rendszere. A következő oldalon kattintsunk a kulcsgenerálás opcióra ezáltal a rendszer automatikusan legenerálja az összeköttetéshez szükséges adatokat, felhasználó nevet, az XML aláíró kulcsot és csere kulcsot.
Ezeket az adatokat kell beírni majd a számlázó fiókunk felületére. Ezután kijelentkezünk majd belépünk az online számlázó fiókunkba. A bal oldali Menüben vállaszuk a ki a beállítások opciót majd nyomjuk meg az online számla összekötés gombot. Másoljuk át az adatokat (Technikai felhasználó név, jelszó, XML aláíró és csere kulcs) majd kattintsunk a teszt és mentés gombra. Ezzel már is sikerült összeköttetésbe lépnünk a NAV rendszerével.
Ügyfélszolgálat elérhetősége
A szakértői ügyfélszolgálat készséggel áll rendelkezésünkre. Akár álltalános kérdésekről vagy hibabejelentésről van szó segítségre van szükségünk a NAV összekötéshez szükséges adatokra. Telefonon minden munkanap 10:00-15 között, valamint emailben felvehetjük a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal.
Mire jó az API?
Az API segítségével lehetőség nyílik meglévő rendszereket összekötni a Billingó számlázó rendszerével. Egyszerű REST alapú API hívásokkal lehetőség van a vevő törzs módosítására, új vevőket létre hozni, valamint hagyományos és elektronikus számlákat kiállítani.
Számlázó applikáció, hogy mobilon is tudjon számlázni
Nem csak számítógépről használhatjuk az alkalmazást, hanem már mobiltelefonon is. A mobil applikáció letölthető az Apple Store-ból illetve a Google Play áruházból. Bárki ingyenesen használhatja, aki rendelkezik fiókkal. Számlázási adataink automatikusan megjelennek mobil verzióban is. Pillanatok alatt állíthatunk ki számlát, amit mobil blokk nyomtatóval vagy bluetooth-szal azonnal kinyomtathatunk, vagy online el is küldhetjük partnereinknek. Itt is érvényes a kötelező NAV online számlaadási adatszolgáltatás, amit automatikusan elvégez a rendszer.
Díjbekérő létrehozása
A díjbekérő egy olyan bizonylat, amelyet a megrendelést követően küldhetünk el a vevő részére. A bizonylat alapján előre ki tudja fizetni a vevő a termék vagy szolgáltatás ellenértékét. Ez a számla majdnem teljesen megegyezik tartalmukban és megjelenésben is a végszámlával viszont ez nem minősül hivatalos számlának ezért elszámolásnak és ÁFA visszaigénylésre nem alkalmas. Nem vonatkoznak számlázási szabályok rá. Tartalmukban annyiban különböznek, hogy nincs benne ÁFA kulcsonkénti bontás, a teljesítés dátuma, valamint számla szám helyett sorszám van feltüntetve. Díjbekérőt átutalásos számlák esetén használunk.
Könyvelői hozzáférés a rendszerhez
A könyvelő a könyvelői hozzáférés által ügyfele számláját közvetlenül, a saját fiókjában érheti el. Rengeteg időt és felesleges telefonhívást spórol meg, hatékonyabbá válik a közös munka. Csak azok a vállalkozások kapcsolódhatnak össze a könyvelői fiókkal, akik meghívót küldtek könyvelőjüknek. A meghívó elfogadását követően megjelenik egy új profil melyre, ha rákattint könnyedén elérhetővé válik a vállalkozás számlái és az adatexport kinyeréséhez szükséges felület, valamint a kiadások és a NAV bejelentés, összekötés is. Így a könyvelő bármikor könnyen letöltheti ezeket a dokumentumokat.
Ingyenes szolgáltatások
Az előfizetések úgy lettek kialakítva, hogy az online számlázáshoz minden funkciót tartalmazzon, amelyek teljesen ingyenesek. Ilyenek az e-számlák kiállítása és kiküldése, az automatikus összeköttetést biztosító API, a könyvelői adatexport és számla szinkron, egyedi könyvelői fiók, tömeges számla feltöltés és generálás, számlaismétlés funkció, valamint a NAV online adatszolgáltatás.
IOS és Android számlázó app
Újdonság, hogy készülőben van a következő fejlesztés a Billingo app, amely IOS és Android készülékekre optimatizált, melynek használata gyorsabb, popup értesítéseket kapunk, eszközfüggetlen és felár nélkül minden csomagban elérhető lesz számunkra.
Megszűnt a számlázó programok bejelentési kötelezettsége
2021. január 4-től megszűnt a számlázó programok bejelentési kötelezettsége. A számlarendelet előírta, hogy a számlázó program használatát, valamint a használat megszűnését a NAV felé be kellett jelenteni a SZAMLAZO megnevezésű formanyomtatvány beküldésével. Ezt a rendeletet a Pénzügyminisztérium a vállalkozásokat terhelő adminisztrációs költségek csökkentésének szándékával eltörölte.
Számlázz.hu vagy Billingo?
A billingo alkalmazás kitűnik a piacon egyedi stílusával és gyors kommunikációjával. A számlázz.hu 2005. óta működik mely az online számlázázási piac megkerülhetetlen szereplője. Egyszerű számlázás mellett összetett folyamatok összehangolására is alkalmas. Mindkét számlázó alkalmazás támogatja a vállalkozások és könyvelőik munkáját. A számlázz.hu az egyetlen olyan online számlázó jelenleg, ami banki kapcsolattal rendelkezik. Tehát bármelyik alkalmazást is választjuk Billingo vagy Számlázz.hu mindkettő tökéletes a számláink biztonságos kezelésére.
