Manapság rengeteg olyan elektronikus lehetőség van, mely megkönnyíti számunkra az ügyintézést, illetve a hivatalokkal történő kapcsolattartást, mint például az ügyfélkapu vagy az ügyfélkapu tárhely (tárhely gov). Ezek a rendszer egyáltalán nem új keletűek, a koronavírus járvány alatt pedig rendkívül felértékelődött a szerepük. A korlátozások miatt nagyon sokan regisztráltak, és kezdték el használni az online ügyintézési lehetőségeket, többek között az ügyfélkapu tárhelyeket is.
De mit is érdemes tudni az ügyfélkapu tárhelyről, milyen típusai vannak, és hogyan lehet nekünk is ilyenünk? A következőkben ezekre és még sok más ügyfélkapu tárhelyet érintő kérdésre adjuk meg a választ.
Az ügyfélkapu és az ügyfélkapu tárhely (tárhely gov) egy és ugyanaz?
Először is érdemes tisztázni, hogy mi az ügyfélkapu tárhely, és mi nem. Még mindig sokan vannak, akik az ügyfélkapu tárhelyet egyenlőnek tekintik az ügyfélkapuval, pedig a kettő valójában nem egy és ugyanaz. Az ügyfélkapu ugyanis egy elektronikus ügyfélbeléptető és azonosító rendszer, melyen keresztül magánszemélyek és vállalkozások is képesek biztonságosan és gyorsan kapcsolatot teremteni a Közigazgatási szervekkel, mint a NAV, a MÁK vagy az Országos Egészségbiztosítási pénztár.
Ezzel szemben az ügyfélkapu tárhely egy Hiteles Elektronikus Postafiók, amely a NAV-tól küldött hivatalos iratok elektronikus postázására szolgál. Hogy tárhelyünk lehessen, ügyfélkapu regisztrációra van szükség, ezért és szokták keverni a kettőt. A tárhelyre érkezik minden hivatalos dokumentum, amit a NAV küld, amely lehet csak egy igazoló nyugta, hogy befogadták valamelyik dokumentációnkat, értesítést, hogy adótartozásunk van, de akár a gépjármű adóról szóló tájékoztatás is ide érkezeik meg, természetesen csak azok számára, akik rendelkeznek vele.
Milyen ügyfélkapu tárhelyek vannak?
Ügyfélkapu tárhelyből többféle is van, annak függvényében, hogy ki igényli.
- Magánszemélyeknek: minden magánszemély igényelhet ügyfélkapu tárhelyet (tárhely gov), ehhez ügyfélkapu regisztráció vagy e-személyi igazolvány szükséges.
- Cégeknek: amennyiben gazdálkodó szervként szeretnénk tárhelyet igényelni, azt a cégkapu biztosítja a számunkra, ehhez pedig cégkapu regisztrációra van szükség.
- Közigazgatási szerveknek: a közigazgatási szerveknek külön hivatali tárhely igényelhető.
Mindegy tehát, hogy közigazgatási szervről, cégekről vagy magánszemélyekről van-e szó, az elektronikus tárhely mindenki számára elérhető.
Hogyan lehet ügyfélkapu tárhelyünk (tárhely gov)?
Amennyiben nem rendelkezünk még személyes ügyfélkapu tárhellyel (tárhely gov), akkor azt minden esetben igényelni kell, tehát regisztrációra van szükség. Ez mindenkinek jár, de nem automatikusan. A regisztrációt számos helyen el lehet indítani, személyesen megtehetjük személyesen bármely kormányablakban, okmányirodában, vagy a NAV kiemelt ügyfélszolgálatain, de akár egyes postai ügyfélszolgálatokon, külképviseleteken is. Emellett természetesen már arra is van lehetőség, hogy online intézzük a regisztrációt, melyhez egy 2016. január 1-jét követően kiállított érvényes személyazonosító igazolványra van szükség.
Amennyiben cégként szeretnénk tárhelyet, ahogyan az már említésre került Cégkapura van szükség, a regisztrációt pedig ebben az esetben is elindíthatjuk online. Természetesen cégek esetében több feltételnek is meg kell felelni, és a regisztrációt is csak a cég törvényes képviselője, vagy annak meghatalmazottja indíthatja el.
A közigazgatási szervezetek esetében Hivatal Kapu regisztrációra van szükség, erről a szeusz.gov.hu oldalon lehet tájékozódni.
Hogyan lehet belépni a tárhelyre?
Ha be akarunk lépni az ügyfélapus tárhelyünkre, szükségünk lesz egy asztali számítógépre, laptopra vagy tabletre, és meg kell nyitnunk valamilyen böngésző felületet. A böngésző címsorába a https://tarhely.gov.hu címet kell beírni, ahol a megnyíló Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) oldalon többféle lehetőséget is kapunk arra, hogy azonosítani tudjuk magunkat. Az Ügyfélkapu vagy az Ügyélkapu + fülre kell kattintanunk, attól függően, hogy az egyszerűbb (Ügyfélkapu) vagy a kétfaktoros (Ügyfélkapu+) azonosítást szeretnénk választani. Amennyiben helyesen adtuk meg az adatainkat, akkor már be is jutunk a felületre.
Természetesen az ügyfélkapus belépésen kívül lehetőség van még az elektronikus személyi igazolvánnyal, a telefonos vagy arcképes azonosítással törtnő belépésre is. Amennyiben elektronikus személyi igazolvánnyal szeretnénk belépni, rendkívül fontos, hogy az újfajta személyi igazolványunk aktiválva legyen, ellenkező esetben nem fog működni az azonosítás.
Létezik mobilapplikáció is az ügyfélkapu tárhelyhez (tárhely gov)?
Sokakban merülhet fel a kérdés, hogy mobiltelefon segítségével is be lehet-e lépni a tárhelyre. Manapság a legtöbben már az okostelefonjukat használják az online ügyintézéskor, ezért jobbal merül fel a kérdés, hogy ebben az esetben is van-e erre lehetőség. Nos, a mennyiben a mobiltelefonunkon meg tudunk nyitni böngésző alkalmazást, abban az esetben el fogjuk tudni érni az ügyfélkapu tárhelyet is.
Azt is megtehetjük, hogy az e-mail fiókunkba érkező értesítő üzeneten keresztül nyitjuk meg a felületet, erre mobiltelefonon is van lehetőség, sőt, az üzenet letöltésére is, amennyiben van megfelelő alkalmazás, amely segítségével a PDF-et meg tudjuk nyitni.
Az Ügyfélkapu tárhelyhez azonban külön mobilapplikáció nincs, tehát ilyet a mobilunkra vagy a tabletünkre nem tudunk letölteni. Emellett azt szokták javasolni, hogy a belépéshez célszerű nagyobb méretű kijelzőt használni, de természetesen a böngészőt a már említett módon a mobilukkal is használhatjuk.
Mit tehetünk, ha elfelejtettük a jelszavunkat?
A belépés kapcsán az elfelejtetett jelszavakról is szót kell ejteni. Az Ügyfélkapu belépéshez bonyolultabb jelszót kér a rendszer, ráadásul kétszer nem lehet ugyanazt a jelszót használni. Emellett a rendszer kétévente jelzi, hogy ideje jelszót változtatni. Emiatt pedig gyakran megesik, hogy az új jelszót nem jegyezzük meg, különösen akkor, ha az ügyfélkapu belépést csak ritkán használjuk. Persze a böngészőbe el lehet menteni a jelszavakat, de ezt biztonsági okokból nem szokták javasolni.
Amennyiben elfelejtettük a jelszavunkat, akkor a már leírt módon el kell kezdenünk a belépési folyamatot az Ügyfélkapu segítségével, majd az ablak alsó részén található ‘Elfelejtett jelszó’ linkre kell kattintani. Ezt követően be tudjuk írni az Ügyfélkapu regisztrációnál megadott e-mail címünket, a rendszer pedig automatikusa kiküld majd egy e-mailt, arról, hogy milyen lehetőségünk van a jelszó módosítására. A kapott információk alapján készíthetünk új jelszót, amellyel már be tudunk lépni a felületre.
Mire használhatjuk a tárhelyet?
A NAV tárhelye is kicsit úgy néz ki, mint bármilyen másik elektronikus levelezési rendszer. Egyrészt fogadni tudjuk a beérkezett üzeneteket, megnyithatjuk, letölthetjük őket. Erre viszont csak harminc napig van lehetőségünk, ha hosszabb ideig kívánjuk megőrizni a kapott dokumentumokat, akkor a tártós tárba kell áthelyezünk őket, ahol egy évig kerülnek megőrzésre.
Emellett üzenetküldésre is van lehetőség. Azt azonban nem árt tudni, hogy a tárhelyről kizárólag az Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) programmal kitöltött, titkosított (.kr-kiterjesztésű) állományok tölthetjük fel a NAV részére, hagyományos levélküldésre nincs lehetőségünk a tárhelyen keresztül.
A felületen egy meghiúsulási igazolások fület is találunk, amelyre kattintva arról kapunk egy igazolást, hogy a NAV kétszer is kiküldött egy értesítést, mi pedig ennek ellenére nem vettük át az üzenetet.
Mikortól számít átvettnek, egy elektronikus irat?
Ez egy rendkívül érdekes kérdés, hiszen ilyenkor nem hozza ki a postás, és adja a kezünkbe a levelet, hanem egy e-mailértesítést kapunk, hogy levelünk érkezett a tárhelyre. A hivatalos dokumentumok esetén pedig sokszor létfontosságú, hogy mikortól is számít átvettnek egy levél, mert sokszor egyes határidőket az átvétel napjától számítják. A NAV tárhelyet azért vezették be, hogy gyorsabb és megbízhatóbb legyen a kapcsolattartás az ügyfelekkel.
Egy elektronikus levél akkor számít átvettnek, ha azt valaki a tárhelyen megnyitja, illetve letölti azt. Megeshet persze, hogy a kiküldött e-mail ellenére az adózó nem nyitja meg a tárhelyet. Amennyiben kétszeri értesítés után sem számít átvettnek az elektronikus irat, a 2017.évi CL. törvény (Art) jogszabályában előírt idő intervallumban megadott idő után a NAV az át nem vett dokumentumokat is kézbesítettnek tekinti, tehát nem lehet arra hivatkozni, hogy mi nem vettük át, nem kaptuk meg az adott dokumentumot, így nem tudtunk intézkedni. Amennyiben kétszeri értesítés után sem veszünk át egy üzenetet, tehát nem nyitjuk meg, arról a meghiúsulási igazolások fül alatt találunk igazolásokat, hogy a NAV kétszer küldött értesítést.
A NAV e-mailben küld értesítést arról, ha a tárhelyre üzenet érkezik, tehát ha valamilyen ok miatt az adott e-mail címet már nem használjuk, mert mondjuk valaki feltörte, akkor arról értesíteni kell a NAV-ot, hogy az e-mail címünkben változás történt.
Hogyan lehet megváltoztatni a tárhelyhez tartozó e-mail címet?
Régebben a regisztrációkor megadott e-mail címmel nemcsak bejelentkezéshez szükséges kódot lehetett megkapni, hanem a tárhelyen lévő dokumentumforgalommal kapcsolatos értesítések, igazolások is erre az e-mail címre érkeztek. Ám a Hiteles e-Postafiók bevezetésével ez a két szolgáltatás különvált. Ezt úgy kell érteni, hogy a regisztrációhoz megadott e-mail címre csak az azonosításhoz szükséges e-mailek érkeznek, mint az elfelejtett jelszó kérés, és persze maga a regisztráció. Ezt az e-mail címet a https://ugyfelkapu.gov.hu oldalon a Regisztrációs adatok menüpontban lehet csak módosítani.
A tárhelyhez azonban egy másik e-mailcím tartozhat, amelyre a dokumentáció érkezik, értesítések és igazolások. Amennyiben a tárhelyhez tartozó e-mail címet változtatnánk meg, azt a https://tarhely.gov.hu oldalon tehetjük meg a Beállítások linkre kattintva.
Természetesesen az ügyfélkapu tárhely és az ügyfélkapu belépés történhet ugyanazon az e-mail címen is, nem feltétlen kell két különbözőt használni, ám azzal tisztában kell lenni, hogy melyik funkció hol módosítható, ha esetleg erre lenne szükség.
